Salesforce 満期・更新管理｜アポを取る日付を1つに集約し、AIで「今週会う顧客」を見つける2つの見直し

問題点：お客様にアポを取るときに確認する日付が、基幹システムやExcel、紙に分かれていて、データとして1つに集約できない
解決策：保険契約の期限やメンテナンスの期限など、アポを取るときに確認する情報を、お客様ごとにSalesforceへ1つにそろえ、今週アポを取るお客様をレポートで見る
効果：今週会うべきお客様を、手作業の一覧に頼らず確認できるはずです。AIで集約や抽出は楽になるが、どの情報をアポの判断に使うかを決め、データを整えることは残る

保険の満期、メンテナンスの期限、試乗から2週間。お客様にアポを取るとき、確認する日付はどこにありますか。

営業会議で配られる「今週アポを取るお客様」の一覧が、マネジャーのExcelの手作業でできていないか、確認してみてください。

この記事では、アポを取る日付をSalesforceに集約する方法を、2つの見直しとしてまとめます。

自動車の販売会社の場合

保険の満期日は、基幹システムから出力して、Excelで加工していました。クレジットの満了の時期は紙のシート、オイル交換などの時期は別のリストで管理していました。

それらをマネジャーが1つの一覧にまとめて、営業にアポ取りを促していました。

Salesforceの導入後は、保険契約や定期点検などの各オブジェクトに日付を追加して、レポートとダッシュボードで確認できるようになりました。紙のシートは移行データとして入力しましたが、完全には入力できず、整ったのは6、7割でした。

お客様にコンタクトを取る日付が、基幹システムにも、Excelにも、紙にもあります。1つのデータとして見ることができないため、マネジャーが毎回、手作業で1つの一覧にまとめることになります。

原因は、マネジャーや営業の努力不足ではありません。日付が、1か所のデータとして整っていないことです。

お客様にアポを取るとき、確認する日付や経過日は何か。それを、お客様ごとに、Salesforceの1か所で見られる状態にします。

事例では、保険契約や定期点検などの各オブジェクトに日付を追加して、Salesforceに持ちました。

どの情報をアポの判断に使うのかは、お客様の業務そのものです。私たちは、それをSalesforceの標準の使い方に合わせて持つ方法を提案します。

日付がそろえば、「今週、期限を迎えるお客様」を、標準のレポートやダッシュボードで見られます。

マネジャーが一覧を作り直す代わりに、営業会議で、同じレポートを見ます。何日前に動くかなどの基準は、お客様が決めてください。

新しく独自の仕組みを作ってまで、複雑にすることは、おすすめしません。

まずは、今使っているアポ取りの一覧表を開いて、その元データが、どこにあるのかを書き出してみてください。

変わること

項目	これまで	AI時代
分散した日付の集約	基幹から出力し、Excelで加工し、紙を入力する。整うのは6、7割	集約の作業が置き換わる
今週会うお客様を探す	マネジャーが一覧にまとめる	AIが基幹・Excel・Salesforceなど分散したデータを見にいくだけで、今週訪問すべきお客様を示してくれる（プロンプトで可能と考えています。実際に試した体験は、まだありません）
不完全なデータの補正	人が目で確認して直す	足りない部分の抽出や、Excelを見てのクレンジングをAIができる。整備が完璧になるのを待たずに始められる

関連する体験は、こちらの記事に書きました。

変わらないこと

アポを取る日付を整えるために見直す2つのこと

●アポを取るときに確認する情報（契約の期限、点検の期限など）をお客様ごとに1つにそろえる

●今週アポを取るお客様を、レポートで見る

見直したあと、お客様にとって、次のような変化が期待できます。

私たちにとっても、日付ごとの個別の作り込みが減ります。そのぶん、稼働後の運用支援や、AI活用の提案に、時間を使えます。

AIで、集約や抽出の作業は減ります。でも、どの情報をアポの判断に使うのか、データを整えることは、残ります。

まずは、今使っているアポ取りの一覧表の元データが、どこにあるのかを書き出してみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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